GRC CockpitMailAnalyzer
Mit Hilfe des docs&rules MailAnalyzers wird die Zuordnung und Ablage deutlich vereinfacht und wertvolle Zeit eingespart. Etwaige Kontrollen einschließlich manueller Eingriffe benötigen nur wenige Sekunden und erlauben eine zügige Ablage bzw. Weiterverarbeitung.
Da sich nun alle relevanten E-Mails – sowohl eigene als auch elektronische Dokumente von Dritten - viel besser und schneller ablegen lassen, ist der docs&rules MailAnalyzer sehr schnell ein unverzichtbarer Assistent!
Assisted E-Mail Management beschleunigt Geschäftsprozesse und reduziert Risiken
Verfahren und Streitfälle, in denen E-Mails besondere Beweiskraft zukommt, nehmen in letzter Zeit dramatisch zu. Regularien und Gesetze wie das Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Sarbanes-Oxley-Act (SOX) schreiben vor, dass Unternehmen Schriftstücke aufbewahren, die Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts betreffen. Wer dies unterlässt, kann persönlich für den Schadensersatz haftbar gemacht werden.
E-Mail Klassifikationsvorschlag
Oftmals können E-Mails ein Gerichtsverfahrenprozess entscheiden. So müssen immer mehr Unternehmen auf richterlichen Beschluss ihre E-Mail-Archive öffnen und handeln sich dabei oft weiteren Ärger ein. Werden kritische E-Mail gefunden, so wirken diese gegen das Unternehmen.
Mitarbeiter müssen derzeit selbst und ad-hoc entscheiden, wie mit ein- oder ausgehenden E-Mails umzugehen ist. Ist die Mail aufbewahrungspflichtig? Welchem Geschäftsprozess ist diese zuzuordnen?
Mit dem docs&rules MailAnalyzer lassen sich die Inhalte aller ein-und ausgehenden E-Mails einschließlich Anlagen systematisch untersuchen, extrahieren und klassifizieren. Die halb- oder vollautomatische Analyse ermöglicht eine zügige Einstufung und transparente Zuordnung in Archivsysteme, die den Compliance-Vorschriften entsprechen.
Dabei bietet docs&rules ein „Best-Practice“ Klassifikations-Schema an, das um kunden-
spezifische Ablage-Schemata erweitert bzw. ergänzt werden kann.
